CIRCULAR UNO

Asuntos contables y administrativos

1.          Todos los gastos, legalizaciones u otros que tengan las personas que trabajan en el equipo, se deben entregar debidamente soportadas, (facturas, planillas de dietas y de transporte, equivalentes, otros) con los respectivos Rut y Cédula si es persona natural, cuando sea necesario

 

“los gastos de viaje corresponden únicamente a alimentación, alojamiento, transporte aéreo, terrestre y/o fluvial (incluidos taxis urbanos), gastos menores (transporte urbano, Internet, llamadas, etc.) No a mini-bar, licores, cigarrillos ni clubes nocturnos, espectáculos, cines, lavandería, aseo personal, compra de maletas y artículos de viaje, consultas médicas o dentales rutinarias,  propinas”.

 

2.          El 1 de junio del año en curso se les envió a sus correos unos formatos básicos que se deben diligenciar en las solicitudes, legalizaciones, actividades entre otras. A continuación estos van a estar disponibles en línea para que desde cualquier parte que tengan internet los puedan descargar, diligenciar e imprimir:

 

ü  Manual de procedimientos: En este encuentra los pasos  a seguir para actividades que tiene que ver con lo administrativo y logístico de dhColombia

http://wpdh.dhcolombia.com/wp-content/uploads/2016/09/MANUAL-DE-PROCEDIMIENTOS-DHCOLOMBIA-2016.doc

ü  Solicitud de tiquetes aéreos (Para cualquier proyecto se diligencia)

ü  Solicitud de avances (Gastos de viaje)

ü  Legalización de avances (Después del viaje o de la solicitud de avance, 5 días hábiles finalizada la actividad se debe legalizar)

ü  Soportes de pago (gastos pequeños)

ü  Cuentas de cobro

ü  Cuenta de cobro de terceros

ü  Asistencia actividades

ü  Pago de transportes de dhColombia a terceros

ü  Planilla de transportes de dhColombia

Nota:

Toda cuanta de cobro del personal, debe ser en original, se le adjunta soportes de seguridad social, equivalente de factura.

 

Formatos específicos  por proyecto

 

Estos formatos son importantes para las actividades del proyecto OXFAM

ü  OXFAM-Asistencia actividades

ü  OXFAM-Pagos de dietas

ü  Formato de actividades colectivas (Las personas que viajas deben diligenciarlo)

ü  Liquidación de dietas  (Las personas que viajas deben diligenciarlo)

Notas:

Reuniones con víctimas en las que se financie la alimentación o con funcionarios, debe ir acompañada de un formato de asistencia.

 

3.          Estos formatos son institucionales, se deben diligenciar en casos de contratación, para asambleas anuales, para reuniones de áreas, equipos o fuera de la oficina que ameriten un seguimiento.

 

ü  Líneas guía para informe de gestión (Para representante legal)

ü  Formato términos de referencia (cualquier tipo de contratación que se requiera se debe diligenciar)

ü  Formato de cartas (Para cualquier tipo de correspondencia institucional, se debe usar este formato)

ü  Acta reunión (Para cualquier reunión diligenciar este formato de reunión)  

ü  Orden de trabajo (Para trabajos puntuales se debe diligenciar)

Estos formatos los encuentras en la web, al hacer clic los puedes descargar

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